公務(wù)員面試五大典型形式及攻略之三：文件筐測(cè)驗(yàn)面試

　　三、文件筐測(cè)驗(yàn)面試

　　文件筐測(cè)驗(yàn)是國(guó)外人才測(cè)評(píng)中常用的方法，在國(guó)內(nèi)人才選拔中正逐漸運(yùn)用。

　　1. 文件筐測(cè)驗(yàn)的概念

　　文件筐測(cè)驗(yàn)，通常又叫公文處理測(cè)驗(yàn)，是面試評(píng)價(jià)最常用和最核心的技術(shù)之一。文件筐測(cè)驗(yàn)是情景模擬測(cè)試的一項(xiàng)通常用于管理人員的選拔，考查授權(quán)、計(jì)劃、組織、控制和判斷等項(xiàng)能力素質(zhì)的測(cè)評(píng)方式。一般做法是讓考生在限定時(shí)間(通常為1～3小時(shí))內(nèi)處理事務(wù)記錄、函電、報(bào)告、聲明、請(qǐng)示及有關(guān)材料等文件，內(nèi)容涉及人事、資金、財(cái)務(wù)、工作程序等方面。一般只給日歷、背景介紹、測(cè)驗(yàn)提示和紙筆，考生在沒(méi)有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電，擬寫(xiě)指示，作出決定，以及安排會(huì)議。評(píng)分除了看書(shū)面結(jié)果外，還要求考生對(duì)其問(wèn)題處理方式作出解釋?zhuān)鶕?jù)其思維過(guò)程予以評(píng)分。

　　文件筐測(cè)驗(yàn)具有考查內(nèi)容范圍廣、效率高的特點(diǎn)，因而非常受歡迎。

　　2. 文件筐測(cè)驗(yàn)的優(yōu)缺點(diǎn)

　　(1)文件筐測(cè)驗(yàn)突出的兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)

　　一是考查的內(nèi)容范圍廣。作為紙筆形式的文件筐測(cè)驗(yàn)，測(cè)評(píng)考生的依據(jù)是文件處理的方式及理由，是靜態(tài)的思維結(jié)果。因此，除了必須通過(guò)動(dòng)態(tài)過(guò)程才能體現(xiàn)的要素外，任何背景知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)、操作經(jīng)驗(yàn)以及能力要素都可以寓于文件之中，通過(guò)考生對(duì)文件的處理實(shí)現(xiàn)對(duì)考生素質(zhì)的考查。

　　二是它的效率高。由于文件筐測(cè)驗(yàn)所采用的文件，十分類(lèi)似于考生應(yīng)聘職位上常見(jiàn)的文件，有時(shí)就是完全真實(shí)的文件，因此，若考生能妥善處理測(cè)驗(yàn)文件，就理所當(dāng)然地被認(rèn)為具備職位所需的素質(zhì)。

　　前一個(gè)優(yōu)點(diǎn)使得文件筐測(cè)驗(yàn)具有廣泛的適用性，而后一個(gè)優(yōu)點(diǎn)使之易為人所理解和接受。因此文件筐測(cè)驗(yàn)在眾多情景模擬測(cè)驗(yàn)手段中，屬于最普遍使用的一種。

　　(2)文件筐測(cè)驗(yàn)在實(shí)施中的兩個(gè)缺點(diǎn)

　　一是評(píng)分比較困難。一份文件的處理，除了個(gè)人素質(zhì)的原因外，機(jī)構(gòu)、氛圍、管理觀念等不同的組織，具有不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。顯然政府機(jī)關(guān)與公司企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)與國(guó)有企業(yè)對(duì)有關(guān)文件的處理是大相徑庭的。在我國(guó)從事實(shí)際工作的人們往往缺乏對(duì)招聘單位管理或經(jīng)營(yíng)狀況的深入了解，因而文件如何處理才能充分表明考生具備招聘職位所需素質(zhì)，專(zhuān)業(yè)人員與實(shí)際工作者往往存在理解上的差異。因此，評(píng)分不容易把握。

　　二是不夠經(jīng)濟(jì)。測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)、實(shí)施、評(píng)分都需要較長(zhǎng)的時(shí)間，投入的精力和費(fèi)用比較大。

　　3. 文件筐測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)

　　文件筐測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)必須緊緊抓住三個(gè)環(huán)節(jié)：

　　(1)工作分析

　　深入分析職位工作的特點(diǎn)，確定勝任該職位必須具備哪些知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力。工作分析的方法可以是面談、現(xiàn)場(chǎng)觀察或問(wèn)卷。通過(guò)工作分析，要確定文件筐測(cè)驗(yàn)要測(cè)評(píng)什么要素，哪些要素可以得到充分測(cè)評(píng)，各個(gè)要素應(yīng)占多大權(quán)重。

　　文件筐測(cè)驗(yàn)一般可以考查以下要素：

　?、贂?shū)面表達(dá)及其理解；②統(tǒng)籌計(jì)劃能力；③組織協(xié)調(diào)能力；④洞察問(wèn)題和判斷、決策能力；⑤任用授權(quán)能力；⑥指導(dǎo)控制能力；⑦崗位特殊素質(zhì)，如法規(guī)條例知識(shí)。

　　文件筐測(cè)驗(yàn)評(píng)分表(高級(jí)管理人員選拔)序號(hào)姓名性別年齡文化程度報(bào)考職位測(cè)評(píng)要素觀測(cè)要素滿(mǎn)分得分備注問(wèn)題解決洞察

　　問(wèn)題洞察問(wèn)題的起因，把握相關(guān)問(wèn)題的聯(lián)系，歸納綜合，形成正確判斷，預(yù)見(jiàn)問(wèn)題的可能后果10X解決

　　問(wèn)題提出解決問(wèn)題的有效措施并付諸實(shí)施，即使在情況不明朗時(shí)，也能及時(shí)決策10Y計(jì)劃

　　統(tǒng)籌確定正確、現(xiàn)實(shí)、富于前瞻性的目標(biāo)安排和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的有效舉措及行動(dòng)步驟，制定正確可靠的行動(dòng)時(shí)間表10Z日常管理任用

　　授權(quán)給部屬分派與其職責(zé)、專(zhuān)長(zhǎng)相適應(yīng)的任務(wù)，給部屬提供完成任務(wù)所需的人、財(cái)、物支持，調(diào)動(dòng)使用部屬的力量，發(fā)揮部屬的特長(zhǎng)和潛能10U指導(dǎo)

　　控制給部屬指明行動(dòng)和努力的方向，適時(shí)地發(fā)起、促進(jìn)或終止有關(guān)工作，維護(hù)組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，監(jiān)督、控制活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的開(kāi)支及其他資源的消耗〖〗10V組織協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作和部屬的行動(dòng)，使之成為有機(jī)整體，按一定的原則要求，調(diào)節(jié)不同利益方面的矛盾沖突10W團(tuán)結(jié)部屬理解部屬的苦衷，在力所能及的范圍內(nèi)解決部屬的困難，尊重部屬，傾聽(tīng)部屬的意見(jiàn)，愛(ài)護(hù)部屬，幫助部屬適應(yīng)新的工作要求，重視并在條件許可的情況下，促進(jìn)部屬的個(gè)人發(fā)展10R個(gè)人效能注重實(shí)干、效率和行動(dòng)，合理有效地使用、分配、控制自己的時(shí)間10S考官評(píng)語(yǔ)

　　考官簽字

　　(2)文件設(shè)計(jì)

　　包括選擇什么文件種類(lèi)，如信函、報(bào)表、備忘錄、批示等；確定每個(gè)文件的內(nèi)容，選定文件寓設(shè)的情景等。文件數(shù)量較多，時(shí)間以2～3小時(shí)為宜。文件的簽發(fā)方式及其行文規(guī)定可以忽略，但文件的行文方向(對(duì)上與對(duì)下，對(duì)內(nèi)與對(duì)外等)應(yīng)有所區(qū)別，特別要注意各個(gè)文件測(cè)評(píng)要素的設(shè)計(jì)。一個(gè)文件不同的處理常?？梢泽w現(xiàn)不同的要求，對(duì)文件的處理方式要有所控制，確定好計(jì)分規(guī)則或計(jì)分標(biāo)準(zhǔn)，盡量避免每個(gè)要素同時(shí)得分和無(wú)法歸于某一要素的情況出現(xiàn)。

　　(3)測(cè)驗(yàn)評(píng)分

　　實(shí)施文件筐測(cè)驗(yàn)之后，評(píng)分一般由專(zhuān)家和具備該職位工作經(jīng)驗(yàn)的人(一般是選拔職位的上級(jí)主管及人事組織部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo))進(jìn)行，除了前面設(shè)計(jì)時(shí)要制訂好評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)外，更重要的是對(duì)評(píng)分者要進(jìn)行培訓(xùn)，使評(píng)分者根據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)而不是個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)評(píng)分。評(píng)分的程序也要特別注意?？梢钥紤]各自獨(dú)立評(píng)分，然后交流評(píng)分結(jié)果，對(duì)評(píng)分差異各自申述理由后，再獨(dú)立第二次評(píng)分，最后將評(píng)分結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)平均(評(píng)分者比較多時(shí)，可以去掉最高分和最低分)，以平均分作為最后得分。有時(shí)，在考生答案不明確的情況下，需要質(zhì)詢(xún)應(yīng)聘考生，根據(jù)其對(duì)處理方式的解釋確定得分。

　　整個(gè)文件筐測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要特別注意兩點(diǎn)：

　　一是測(cè)驗(yàn)材料難度的把握。目前國(guó)內(nèi)對(duì)各個(gè)職位應(yīng)具備何種程度的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力缺乏客觀可靠的依據(jù)，難度的把握比較困難。把握不準(zhǔn)，材料過(guò)難，固然作為選拔測(cè)驗(yàn)有時(shí)可以選拔到很好的人才，但大材小用，很難設(shè)想這個(gè)人會(huì)安心本職位工作，且導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。材料過(guò)于容易，測(cè)驗(yàn)會(huì)出現(xiàn)“天花板效應(yīng)”，大家都得高分，區(qū)分不出應(yīng)聘考生的能力大小。

　　二是要注意材料真實(shí)性程度的把握。完全杜撰的材料，應(yīng)聘考生可以根據(jù)一般知識(shí)推理，處理的結(jié)果沒(méi)有針對(duì)性，看不出應(yīng)聘考生的水平差異，考生被錄取后需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)和適應(yīng)才能勝任工作。完全真實(shí)的材料，過(guò)于偏重經(jīng)驗(yàn)的考查，忽視潛能的考查，最后選拔到的人無(wú)疑是完全與招聘單位文化氣氛相同的人，違背了引入外來(lái)人才、給單位輸入新鮮血液的本來(lái)目的。同時(shí)完全真實(shí)的材料，使招聘考試本身對(duì)單位內(nèi)部考生和單位外部考生不公平，同樣的能力水平，內(nèi)部考生被錄取的可能性更大，結(jié)果給人留下“一切都是內(nèi)定，考試不過(guò)是走形式”的印象，這對(duì)真正想引進(jìn)外部人才的單位尤其不利。

　　4. 文件筐測(cè)驗(yàn)實(shí)施程序

　　文件筐測(cè)驗(yàn)可以集體施測(cè)，實(shí)施過(guò)程分準(zhǔn)備、測(cè)試和評(píng)分三個(gè)步驟。

　　(1)準(zhǔn)備

　　主要指測(cè)驗(yàn)材料和測(cè)試場(chǎng)所的準(zhǔn)備。給每個(gè)考生的測(cè)驗(yàn)材料，事前要編上序號(hào)，答卷紙也要有相應(yīng)序號(hào)，實(shí)施前要注意清點(diǎn)核對(duì)。答卷紙主要由三部分內(nèi)容構(gòu)成：一是考生姓名(或編號(hào))、應(yīng)聘單位和職位、文件序號(hào)等；二是處理意見(jiàn)(或處理措施)、簽名及處理時(shí)間；三是處理的理由。文件序號(hào)只是文件的標(biāo)識(shí)順序，不代表處理的順序，應(yīng)允許考生根據(jù)輕重緩急調(diào)整順序，但給所有考生的文件順序必須相同，以示公正。測(cè)試的場(chǎng)所要求比較寬敞、安靜，每個(gè)人一桌一椅，相互之間無(wú)干擾。為了保密，最好所有考生在同一時(shí)間完成。如果文件內(nèi)容涉及到招聘單位內(nèi)部的一些情況，測(cè)試前應(yīng)對(duì)所有考生提供培訓(xùn)，介紹相關(guān)情況，縮小內(nèi)部考生和外部考生對(duì)職位熟悉程度的差別。

　　(2)實(shí)施

　　主試要對(duì)測(cè)驗(yàn)要求做一個(gè)簡(jiǎn)單介紹，說(shuō)明注意事項(xiàng)。然后發(fā)給考生測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)和答卷紙，回答考生的提問(wèn)，當(dāng)考生覺(jué)得沒(méi)有問(wèn)題后，再發(fā)測(cè)試用的文件?？忌藬?shù)比較少時(shí)，也可以一次將材料發(fā)給考生，但要求考生嚴(yán)格遵從主試的要求，先看指導(dǎo)語(yǔ)再看文件。測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)是測(cè)試情景、考生扮演的角色、考生任務(wù)和測(cè)試要求的說(shuō)明，必須明確、具體，一目了然。有時(shí)在初級(jí)人員的文件筐測(cè)驗(yàn)中，發(fā)給考生指導(dǎo)語(yǔ)后，讓考生完成一個(gè)指導(dǎo)語(yǔ)的測(cè)驗(yàn)，強(qiáng)迫考生熟悉理解指導(dǎo)語(yǔ)，這在文件水平低的群體中有時(shí)十分有用。在考生正式進(jìn)入文件處理后，一般不允許考生提問(wèn)，除非是測(cè)驗(yàn)材料本身有問(wèn)題。

　　文件筐測(cè)驗(yàn)答卷紙示例

　　文件筐測(cè)驗(yàn)答卷紙

　　考生編號(hào)選拔職位文件序號(hào)處理意見(jiàn)：

　　簽名

　　月日處理理由：

　　文件筐測(cè)驗(yàn)指導(dǎo)語(yǔ)示例(供選拔秘書(shū)用)

　　指導(dǎo)語(yǔ)

　　這是一些辦公室工作的模擬練習(xí)。目的是了解您在辦公室事務(wù)處理方面的經(jīng)驗(yàn)與能力。

　　以下是有關(guān)的背景情況，請(qǐng)您務(wù)必仔細(xì)閱讀并牢記于心：

　　您是局辦公室秘書(shū)之一，大家都稱(chēng)您小A。此辦公室是直接協(xié)助幾位局領(lǐng)導(dǎo)工作的職能部門(mén)，目前由田主任一人負(fù)責(zé)。

　　今天是1996年5月24日，星期五。局里在遠(yuǎn)郊召開(kāi)一個(gè)重要會(huì)議，田主任和辦公室所有其他同事都去辦理會(huì)務(wù)，只有您一個(gè)留守。所有局領(lǐng)導(dǎo)都在出席重要會(huì)議。您不能找他們請(qǐng)示，局里其他同事也都因種種原因不能給您幫忙。最不巧的是，由于那里電信線路出現(xiàn)故障，您無(wú)法和在郊區(qū)開(kāi)會(huì)的田主任及其他同事聯(lián)系。

　　田主任昨晚輾轉(zhuǎn)托人給您一張便條：

　　小A：

　　明天(24日)有這么幾件事情要偏勞你：

　　1)主管分房的李局長(zhǎng)要了解職工對(duì)分房辦法第五稿的意見(jiàn)。請(qǐng)你看一下職工的意見(jiàn)材料，代我起草一份500字左右的報(bào)告。

　　2)實(shí)習(xí)生鄭蘭說(shuō)是寫(xiě)了一份信息，你給看一下。最近局里上報(bào)的信息比較少，被采用的更少?？催@份信息能否上報(bào)或經(jīng)修改后上報(bào)。

　　3)請(qǐng)你給楊菁去封信，告訴她我們已經(jīng)錄取了新秘書(shū)。

　　4)請(qǐng)你根據(jù)李局長(zhǎng)給馬林副局長(zhǎng)來(lái)信的批示，把馬副局長(zhǎng)的信處理一下。

　　以上幾件事情都不能再拖了，明天上午無(wú)論如何要完成。下午1∶00局里有車(chē)來(lái)會(huì)場(chǎng)，你搭車(chē)來(lái)會(huì)場(chǎng)，這里實(shí)在忙不過(guò)來(lái)。

　　明天上午辦公室若有什么事，你見(jiàn)機(jī)行事。辦公室不要因?yàn)槲也辉诰陀绊懻＿\(yùn)轉(zhuǎn)。

　　謝謝!

　　田5.23

　　現(xiàn)在是早晨8∶30，您一上班就得到上述指示和有關(guān)材料，您的任務(wù)是遵照指示完成所有工作。

　　以下是您在完成工作中必須遵守的程序和規(guī)定：

　　1. 首先，請(qǐng)您完成《指導(dǎo)語(yǔ)自測(cè)題》，回答結(jié)果構(gòu)成評(píng)分的重要內(nèi)容。

　　2. 其次，請(qǐng)?jiān)凇度粘逃?jì)劃表》上擬訂一份今天的日程安排，若情況變化，日程安排可以更改，但必須在《日程計(jì)劃表》上予以注明。

　　3. 一切任務(wù)請(qǐng)按您本人對(duì)秘書(shū)工作的理解和相應(yīng)的指示獨(dú)立完成，并一定要說(shuō)明這么處理的理由，否則要倒扣分。

　　現(xiàn)在請(qǐng)開(kāi)始!

　　指導(dǎo)語(yǔ)測(cè)驗(yàn)示例(供選拔秘書(shū)用)

　　考生編號(hào)：應(yīng)聘職位：指導(dǎo)語(yǔ)測(cè)驗(yàn)題

　　請(qǐng)您判斷以下陳述是否正確，選擇“是”或“否”：

　　1. 局里只有你一人上班。

　　A.是B.否

　　2. 有什么不清楚的事情，您可以打電話(huà)請(qǐng)示田主任。

　　A.是B.否

　　3. 能處理完最好，處理不完向田主任好好解釋一下，他會(huì)諒解的。

　　A.是B.否

　　4. 變動(dòng)日程安排是允許的。

　　A.是B.否

　　5. 一件事情怎么處理有時(shí)候憑直覺(jué)，不一定非要說(shuō)出理由。

　　A.是B.否

　　(答案： B， B， B， A， B)(如自己的回答與答案不符，請(qǐng)對(duì)照指導(dǎo)語(yǔ)檢查)

　　(3)評(píng)分

　　宜在考生做完后立即進(jìn)行，當(dāng)有質(zhì)詢(xún)考生的設(shè)計(jì)時(shí)，特別應(yīng)該如此。為求客觀，可將考生編號(hào)，由一個(gè)人將考生的處理意見(jiàn)和處理理由念給所有評(píng)分者聽(tīng)，由各位評(píng)分者獨(dú)立評(píng)分。為了保證評(píng)分的一致性，事前的評(píng)分者培訓(xùn)很重要?？梢钥紤]對(duì)一部分考生(或者模擬考生)進(jìn)行試評(píng)分，考查各個(gè)評(píng)分者對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的掌握及評(píng)分過(guò)程中存在的問(wèn)題，待取得一致意見(jiàn)后再往下進(jìn)行。評(píng)分時(shí)，可按序號(hào)逐一評(píng)定，也可按文件內(nèi)容分類(lèi)評(píng)定。前一種辦法可以對(duì)考生的素質(zhì)形成整體印象，后一種辦法容易達(dá)成評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的一致性。

　　(4)文件筐測(cè)驗(yàn)示例

　　案例：

　　2004年2月25日某市人事局副局長(zhǎng)接到了一份群眾寄來(lái)的《申訴書(shū)》，內(nèi)容如下：

　　市人事局領(lǐng)導(dǎo)：

　　我叫張×，現(xiàn)在市××局工作。由于各種原因，我曾在2002年年度考核中被定為不稱(chēng)職等級(jí)。單位領(lǐng)導(dǎo)據(jù)此于今年3月27日將我辭退，并書(shū)面通知了我本人。自4月份起單位又停發(fā)了我的工資。

　　我接到被辭退通知后，一時(shí)難以接受，精神恍惚，感到難以見(jiàn)人。同時(shí)，由于我愛(ài)人收入也比較低，三口之家的生活受到很大影響。因此，我于今年4月20日向單位領(lǐng)導(dǎo)提出申訴。但是，單位領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)：“你已經(jīng)被辭退，不再是我單位的人了。何況已經(jīng)時(shí)隔半個(gè)多月了，我們也不再受理了。”萬(wàn)般無(wú)奈之中，只好給你們寫(xiě)信反映情況。請(qǐng)?jiān)诎倜χ羞^(guò)問(wèn)一下此事，關(guān)心一下我這個(gè)普通人。

　　申訴人：張×

　　2004年2月23日

　　如果此《申訴書(shū)》內(nèi)容全部屬實(shí)，你認(rèn)為趙×所在單位對(duì)趙×的處理是否正確，并說(shuō)明理由；請(qǐng)你根據(jù)《國(guó)家公務(wù)員暫行條例》的有關(guān)規(guī)定，提出具體的處理意見(jiàn)。